【完全版】スカウトメール返信率を上げる方法｜NG例と改善策を徹底解説
企業が近年、採用手法として採用しているのがスカウトメールです。
しかし、いくらスカウトメールを送ったところで、返信がないと意味がありません。
また、返信してもらうよりも前に開封してもらえるような対策も必要です。
この記事では、スカウトメールの種類や返信率を高めるための改善方法について詳しく解説します。
スカウトメールとは
スカウトメールは、企業の採用担当者が自社に入社したら大きく貢献できそうな候補者へ直接送るメッセージです。
従来の求人広告のように応募を待つのではなく、企業が主体的に動き出すダイレクトリクルーティングの一環として注目されています。
スカウトメールは大きく以下の2種類に分けられます。
- オープンオファー型スカウトメール
- プライベートオファー型スカウトメール
ここからは上記のスカウトメールについて解説します。
オープンオファー型スカウトメール
オープンオファー型スカウトメールは、特定の条件を設けず、幅広い層の候補者に向けて送信されるのが特徴です。
企業の求める人材像や募集要項を広く公開し、多様なバックグラウンドを持つ人材からの応募に期待できます。
メリットとデメリットは以下の通りです。
メリット
- 企業の認知度向上や、新規事業・事業拡大時の大量採用に適している
- 予想外の才能を持つ人材との出会いに期待できる
デメリット
- 応募者が多数になり、自社にマッチする人材を見極めるのに時間と労力がかかる
オープンオファー型スカウトメールは、多くの人材を採用し、可能性を広げたい企業にとって有効な戦略と言えるでしょう。
プライベートオファー型スカウトメール
プライベートオファー型スカウトメールは、企業が求める特定のスキルや経験を持っているなど、限られた候補者に個別に送信されるのが特徴といえます。
メリットとデメリットは以下の通りです。
メリット
- 候補者の条件一致型スカウトメール関心を引きやすく、応募・採用に繋がりやすい
デメリット
- 候補者一人ひとりに合わせたカスタマイズされた文面で送られるため、手間と時間がかかる
効率的な採用活動というよりは、質の高い採用を目指す企業にとって、プライベートオファー型スカウトメールは非常に有効な戦略です。
また、プライベートオファー型スカウトメールは完全一致オファーと条件一致オファーの2種類がありますので、こちらも詳しく解説します。
完全一致型スカウトメール
プライベートオファーの中でも、完全一致型スカウトメールは、企業が求める複数の条件全てに合致する候補者へ送られる、最も採用確度の高い手法です。
徹底的に条件を絞り込むため、ターゲットとなる候補者数は限られますが、その分マッチング精度は非常に高くなります。
条件次第では、書類選考なしで面接を確約するケースも少なくありません。
大量採用には不向きですが、明確なペルソナが存在する場合や、高度な専門性を持つ人材をピンポイントで採用したい場合に絶大な効果を発揮します。
無駄を省き、最短距離で理想の人材に出会うための戦略と言えるでしょう。
条件一致型スカウトメール
条件一致オファーは、企業が設定した複数の条件のうち、一定の条件を満たす候補者に送るプライベートオファーです。
完全一致オファーほど厳選しないため、より多くの候補者にアプローチできます。
完全一致オファーに比べると採用確度はやや劣りますが、オープンオファーより反応率が高いのが特徴です。
いくつかの条件の中でも「これだけは譲れない」という必須条件がある場合に有効でしょう。
返信率とは
スカウトメールを送ったとしても、候補者からなんらリアクションがなかった場合、採用に対するコストや労力が無駄になってしまいます。
送ったスカウトメールに対して、候補者からの返信があった割合が返信率です。
スカウトメールに関して重要な指標のひとつで、企業は返信率を高めるような工夫が必要になります。
こんなスカウトメールがダメな理由
スカウトメールをやみくもに送ったとしても返信がまったくなければ、返信率は高まりません。
スカウトメールの中でもダメな事例として以下の4点が挙げられます。
- 定型文でスカウトメールを送っている
- 文章が長すぎる
- 名前などが書いてなく、誤字などもある
- 送信日時が遅すぎる
ここからは上記4点について解説します。
定型文でスカウトメールを送っている
多くの企業がスカウトメールを送る中で、期待した効果が得られないケースがあります。
その大きな理由の一つが、誰にでも当てはまる定型文の利用です。
候補者は、自身のスキルや経験、キャリア志向に合致しないと感じるメッセージには魅力を感じません。
誰もが共通する表現や、具体的なスカウト理由が不明な文面は、読まれずに削除される可能性が高いでしょう。
スカウトメール本来の目的は、個々の才能に直接アプローチすることです。
そのため、候補者の経歴や実績を詳細に分析し、なぜあなたに声をかけたのかという明確な理由を伝える必要があります。
定型文の大量送信は効率が悪く、むしろ企業のブランドイメージを損なう可能性もあるでしょう。
手間を惜しまず、一人ひとりに最適化したスカウトメールを作成することが、採用成功への近道です。
文章が長すぎる
スカウトメールを送っても返信がない場合、文章が長すぎるかもしれません。
一般的には、1分程度で読める400〜500文字のメールがおすすめです。
長すぎるスカウトメールは、内容が伝わりにくく、途中で読むのを諦められてしまうかもしれません。
企業の熱意を伝えたい気持ちは理解できますが、簡潔かつ要点を絞った文章構成が重要です。
候補者の興味を引く冒頭で、具体的なスカウト理由を提示し、企業の魅力や提供できる価値を簡潔に伝えましょう。
スカウトメールは、第一印象が肝心です。短く、分かりやすく、そして魅力的な文章で、候補者の心を掴むことが、返信率向上への鍵となります。
名前などが書いてなく、誤字などもある
スカウトメールは、企業と候補者の最初の接点です。
ここでミスがあると、その後の採用活動に大きな悪影響を及ぼしかねません。
特に、候補者の名前の記載漏れやテンプレートのままの送信、誤字脱字は、相手に不誠実な印象を与え、著しく企業イメージを損ないます。
候補者名を間違った場合、パーソナライズが重視されるスカウトメールにおいて、致命的なミスです。
また、誤字脱字が多いメールは、企業の注意不足やプロ意識の欠如を露呈していると捉えられます。
どんなに魅力的な内容でも、基本的なミスがあると信頼性を失い、返信に繋がる可能性は大きく低下するでしょう。
送信日時が遅すぎる
スカウトメールの内容がどんなに魅力的でも、送信日時が不適切だと、候補者にネガティブな印象を与えてしまう可能性があります。
特に、深夜や早朝といった非常識な時間に送信されたメールは、「時間管理ができていない」「もしかしてブラック企業？」といった疑念を抱かせる要因になりかねません。
一般的に、スカウトメールの送信は午前8時から午後6時の間に行うのが理想的です。
この時間帯であれば、多くのビジネスパーソンが業務時間中にメールを確認する可能性が高く、内容を読んでもらいやすいでしょう。
深夜や早朝の送信は、候補者のプライベートな時間を侵害するだけでなく、企業側の配慮の欠如を示す行為と捉えられかねません。
適切な時間に、丁寧なメッセージを送ることが、候補者との良好な関係を築く上で重要なポイントとなります。
スカウトメールの返信率を高める改善方法とは
ここまでは、ダメなスカウトメールについて解説しました。
ここからは、スカウトメールの返信率を高める改善方法について解説します。
件名を工夫する
スカウトメールでまず重要なのは、開封してもらうことです。
魅力的な件名は、候補者の目に留まり、開封という次のアクションを促します。
ありきたりな件名では、他のメールに埋もれてしまいがちです。
そこで、「あなただけに」というプレミアム感を演出し、思わずクリックしたくなるような工夫を凝らしましょう。
重要なのは、一方的な通知ではなく、対話のきっかけとなるような件名を意識することです。開封率を高めることで、返信率向上へと繋げましょう。
候補者に向けたメールにする
スカウトメールの返信率を高める鍵は、候補者一人ひとりに向けたメッセージにすることです。
「誰でもいい」ではなく、「あなたの経験に興味がある」と明確に伝えることで、候補者は初めて自社に関心を持ち始めます。
そのためには、まず候補者のプロフィールを徹底的に読み込み、具体的な経験やスキルを把握することが不可欠です。
例えば、「〇〇プロジェクトでのご経験、大変興味深く拝見しました」といった一文から始めましょう。
そのあと、「そのご経験は、弊社の△△の課題解決に貢献いただけると考えております」と繋げることで、候補者は自身の価値を具体的にイメージできます。
事前に理想の候補者像を明確にしておくことが重要です。
「5名以上のチームで2年以上のプロジェクトマネジメント経験」のように具体的に設定することで、スカウトメールを送るべき対象を絞りやすくなります。
ただし、条件を厳格にしすぎると対象者が減ってしまうため、「マネジメント経験は浅くとも、5年以上の業務経験があれば」といった幅を持たせることも大切です。
「あなただから」届いたスカウトメールは、候補者の心を動かし、返信へと繋がりやすくなるでしょう。
ビジョンを簡潔にまとめる
スカウトメールで候補者の心を掴むには、企業のミッションやビジョンを明確に伝えることが不可欠です。
候補者は、自身のキャリアと企業の成長がどう結びつくのかを知りたいと考えています。
具体的な情報として、業績、受賞歴、魅力的な社員紹介、将来性のある事業領域などを簡潔に示しましょう。
長文になる場合は、自社サイトのURLや「社員インタビュー記事」などのリンクを活用し、候補者が働くイメージを持ちやすいように工夫します。
重要なのは、「自分に向けて書かれたメールだ」と感じてもらうことです。
企業の現在と未来、そして候補者の可能性を結びつけ、魅力的なメッセージを届けましょう。
すぐに面談などに移行するメールにしない
スカウトメールで重要なのは、候補者の心理的なハードルを下げることです。
いきなり面接を提案するのではなく、「まずはカジュアルに話しませんか？」という 言い回しに変えるだけで、返信率は大きく向上します。
「土日やお昼でもOK」「雇用形態にこだわりません」といった柔軟な姿勢を示すのも有効です。
特に、「採用面接ではなく、ざっくばらんな情報交換」であることを明確に伝えることは、候補者の不安を軽減し、気軽に返信してもらうための重要なポイントです。
カジュアル面談は、相互理解を深める絶好の機会であり、その後の採用プロセスを効率化する可能性も秘めています。
一次面接を省略し、二次面接や最終面接へとスムーズに進むかもしれません。
転職意欲がまだ高くない潜在層にも響くよう、「もし良ければ」という控えめな姿勢でアプローチすることが大切です。
まずは対話の機会を設けることで、候補者との信頼関係を築き、採用へと繋げていきましょう。
まとめ
スカウトメールの返信率を高める方法について解説しました。
スカウトメールは企業が近年取り組んでいる採用方法で、これまでよりもより候補者とコンタクトが取りやすくなった採用方法です。
しかし、いくらスカウトメールを使っていたとしても、工夫がなければなかなか返信率は高まりません。
スカウトメールを利用する場合は件名を工夫したり、候補者向けのメールにしたりといった工夫が必要です。
上手く活用できると、自社の希望に沿った人材が採用しやすくなります。
スカウトメールで、自社の採用に対する効率を大幅にアップできるといえるでしょう。
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